メモを取る人は仕事ができない?できる?その本質はメモの取り方にあり

自分づくりの多様な視点
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仕事においてメモを取る取らないという議論があります。あなたは取る派、取らない派のどちらですか?
紙とペンさえあればいつでもどこでも気軽にできる「メモを取る」という行為。この小さな行為が持つ大きな可能性について、この記事では述べていきたいと思います。
この記事を書いた人
しまもと

法政大学スポーツ健康学部准教授 / 工学部出身の心理学者 / 専門は自分づくりを支援するライフスキルコーチング / 20年にわたる活動の成果をもとに 「理想の自分を実現したい!」と願うすべての日本人へ届ける気概と熱意で執筆中

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メモを取る目的

仕事中にメモを取る場面は主に以下の3つであると思います。

上司や先輩から自分が担当する業務の内容について説明を受けている時

関係者でミーティングを行っている時

一人でいる時に何か良いアイディアを思いついた時

 

これら3つの場面とも、メモを取る目的はズバリ「記憶の補強」であるといえます。なぜ、その必要があるのか?

みなさんもご存知のように人間は忘却の生き物です。以下の「エビングハウスの忘却曲線」という考え方によると、人間は短い時間のうちに実に多くのことを忘れてしまうといわれています。

出典 : 勉強のコツ――時空先生のドリルプリント

 

記憶力に自信がある人ならまだしも、私のように忘れっぽい人間は話を聞きながら必要に応じてメモを取ることで、より確実なコミュニケーションが可能になるのではないでしょうか。

 

また、コミュニケーションの技能・スキルには高度なもの初歩的なものがあるといわれ、前者の一例として「指示に従う」というものが挙げられます。

つまり、上司等からの指示に従うというのは、実は高度なコミュニケーションの形というわけです。

そのような高度なスキルを確実に遂行していく上で、必要に応じてメモを取るという行為は一定の役割を果たしているといえます。

 

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仕事が『できない』と思われるメモの取り方

記事の冒頭で、仕事でメモを取ることには賛否両論あるといいました。ここでは、メモを取る人は仕事ができないといわれる所以について述べていきたいと思います。

 

NGな取り方1 : 話し手のことを待たせてしまう

メモを取るという行為は、基本的には相手の話を聞いている最中に行われます。話を聞いているということは、主導権は相手側にあるということです。

つまり、メモを取る行為が相手側の話を阻害することになっては望ましくないといえます。

ついメモを取ることに集中し、相手がそれを気にして話をストップしてしまう…。そのような事態はできるだけ避けた方が良いと思われます。

ストップしてしまうことで、相手側の話す意欲も失せてしまう可能性があります。

その後も、同じようなことがつづくと、「コミュニケーションを取りづらい相手」との印象を持たれてしまうかもしれません。

 

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NGな取り方2 : メモを取ることが仕事だと思っている

繰り返しになりますが、メモを取る主な目的は記憶の補強であり、確実に業務を遂行していくための手段であるといえます。

場合によっては『メモを取るように!』との指示を受けるかもしれませんが、決してメモを取ること自体がメインの仕事ではないということです。

上司や先輩が第一に望むことは、「業務の一連の流れを確実に覚えてもらうこと」「その質をさらに高めていってもらう」ということではないでしょうか。

「メモの内容をきれいに整理する」「配色を見やすくする」等のプラスαの作業は、記憶の補強という点からはそれほど重要ではありません。

それらの作業は、業務時間外または自宅で行うことが望ましいですね。

 

NGな取り方3 : メモをする箇所を決めていない

多くの場合、メモは手帳(スケジュール帳)に記入されると思います。その際、メモをする箇所を決めていないと、後でその内容をスムーズに確認することができません。

『どこどこにメモをした』ということ自体も短期記憶となりますので、時間の経過とともに忘れてしまうことになります

これではメモを取っているようで実は取っていないと同じであり、メモを取るという行為は、上司・先輩へのアピールに過ぎないととられてしまっても仕方ありません。

 

NGな取り方4 : 一字一句正確にメモを取ろうとする

見聞きした情報を一字一句正確にメモをする様子は、もはやメモ書きではなく学校で行っていた黒板の内容をノートに書き写す作業に近いといえます。

学校では黒板の内容を正確にコピーすることが求められますが、仕事場面でのメモの目的はあくまでも記憶の補強です。

正確さも大事だと思いますが、より大切なのはあとで見返すことで、その時のリアルな様子や自分の考えが蘇ってくるキーワードが漏れなく記載されていることになります

 

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仕事が『できる人』になるためのメモの取り方

では次に、『仕事ができる人』に近づいていくためのメモの取り方について述べていきたいと思います。ここでは5つの内容に言及していきます。

 

メモの取り方1 : ひらがな・カタカナを積極的に使用する

メモを取るという作業に求められることの一つは、スピードであるといえます。

そのため、メモを書く中で漢字を多用するというのは時としてNGになります。話し手のスピードについていくためには、ひらがな・カタカナも積極的に使用していくべきでしょう。

例えば、『影響』という漢字をメモの中で丁寧に書いている時間はなく、そこは臨機応援に『えいきょう』でも良いと思います。

また、人物の名前が出てきて、その正しい表記が分からなければ、一時的にカタカナで書き留めておくといいですね。

 

メモを取り方2 : メモを取りながらも話し手のことを時々見る

聞き手はメモを取りながらも、時々話し手の方を見ることを心掛けたいものです。

そうすることで、話し手は自分の話をちゃんと聞いてくれていると安心することができます。

意識的に話し手の方を見るということは、『聞く』よりも『聴く(傾聴)』という態度を示すことにつながります。

そのような態度は、相手とのコミュニケーションを活性化させるコミュニケーションの一つの形であるといえるでしょう。

つまり、メモを取るという行為は、相手とのコミュニケーションの一環として位置づけることができるということです。

 

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メモの取り方3 : メモに日付を添える

自らの業務を確実に遂行していく上で、関連する個々のアクションの時系列的な流れを確認する必要がある時があります。

そのような時に、一つひとつのメモに添えられている日付は非常に役に立ちます。

人間の短期記憶には限界がありますので、それを手軽にサポートする手段として、日付をプラスする習慣はいかがでしょうか。

 

メモの取り方4 : 重要だと感じた内容をメモする

上司や先輩の言葉を一語一句、メモする必要は果たしてあるでしょうか。

自らが担当する業務の流れの説明であれば、抜かりなくメモする必要はあると思いますが、それ以外の場合はどうでしょう。

メモを取るべきなのは、あなたが重要だと感じた内容のみにするべきで、それ以外の部分では相手の話を傾聴し、内容確認の質問をしたり、意見交換等を行うべきと思われます。

 

何でもかんでもメモを取っていては、人の話をあまり考えて聞いていないのではといった印象を持たれてしまうかもしれません。

むしろ、メモの構えをしながら話を聴き、重要だと感じた部分のみメモを取るようにします。そして、その重要ポイントが話し手の感じるそれと一致した時、相手に好印象を与えることができるはずです。

 

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メモの取り方5 : プラスαの発言内容もメモする

ある人物の話をメモしている時、仕事とは直接関係のない個人的な話を聞くことがあると思います。

例えば、仕事にまつわる個人的な経験や、「この作業は本当はこのように進めるべき」といった仕事への想いなどです。

さらに場面を変えて説明すると、大学の授業をイメージしてみてください。最近の授業の多くはパワーポイントを用いて進められますが、そのスライドには記載されていない、教員による発言内容も逃さず書きとどめるということです。

後日、レポート課題を提出することになった際に、それら教員による発言内容も踏まえて仕上げることで、より深い内容のレポートを作成でき、ライバルたちに差をつけることができるでしょう。

また、発言内容は記録には残せないオフレコ的な内容になることもありますので、「メモの取り方5」の冒頭で説明した仕事場面でのケース同様、メモに残すことでその人物への理解を一層深めることができます。

円滑な人間関係の構築を図る上で、周りの人たちがどのような考え方・価値観を持っているのかを理解することは、重要なポイントになるのではないでしょうか。

 

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メモを取るメリット

つづいて、メモを取るメリットについても確認をしておきたいと思います。もちろん、ここで想定するのは、仕事ができる人のメモの取り方となります。

 

メリット1 : メモの内容を安心して忘れることができる

メモを取る目的は記憶の補強であり、メモ自体は外付けハードディスクのようなものです。

つまり、一度メモに記してしまえば、その内容をミーティングの最中等に必死に覚えておく必要はなく、変な言い方ですが安心して忘れていくことができます。

『忘れてはいけない』といった心配がゼロになるので、ミーティングの場であれば、リアルタイムに進行する話の内容にその都度全力で集中することができます

大事なキーワードを聞き漏らしてしまう可能性も低くなりますね。

 

メリット2 : 不意に思いついたアイディアを瞬時に記録できる

『これは使える!』といった良いアイディアは、不意に思いつくことがあります。イメージとしては、突然、水中から水面にポッと浮かんでくる感じです。

そして、そのようなアイディアを鮮度の良いうちに記録するうえでメモはとても役に立ちます。

アイディア自体は生ものなので、魚と同じで鮮度が命です。もたもたしていると、思いついた瞬間の形を再現することがどんどん難しくなってしまいます。

そういう意味では、とっさのメモはメモ帳でなく付箋でもOKですね。

 

メリット3 : 話し手から多くの情報を引き出すことができる

メモを取るという行為は、『意識を向けてあなたの話を聴いています』というメッセージを話し手に発していることになります。

そのような姿勢で話を聴いてもらえると、話し手としても悪い気はしませんし、結果的により多くの情報を相手に伝えようとしてくれるはずです。

つまり、メモを取るという行為は、話し手からより多くの有益な情報を引き出すことにつながるということができます。

 

メリット4 : 相手に信頼感を与えることができる

繰り返しますが、メモを取る主な目的は記憶の補強です。

このことは、メモを取らなければ聞いた話の内容はその後、忘れてしまう、または曖昧になってしまう可能性が高くなるということを意味しています。

繰り返し同じことを伝える必要がある人を、あなたはスムーズに信頼することができるでしょうか。

メモを取るという小さな行為は、あなたに大きなアドバンテージをもたらしてくれるかもしれません。

 

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メリット5 : 物事の本質がつかめるようになる

これは、先に述べたメモの取り方の4つ目の内容(重要だと感じた内容をメモする)に関連するメリットとなります。

人は相手の話を聴きながら、どれが重要な内容であるか意識を向けつづけることで、物事の本質の部分を徐々につかめるようになっていくと思います。

本質をつかむ能力というのは、どのようなビジネスにおいても評価されるものではないでしょうか。

そのような重要な能力を、メモを取るという小さな行為を通して高めていける可能性があるということになります。

 

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メリット6 : 思考の内容を整理することができる

マインドマップの作成やブレインダンプをはじめ、私たちは思考を整理するために紙に書くという行為を行います。

これと同様に、メモを取ることで頭の中を客観的に整理することができ、常に相手側と的確な意思疎通が可能になるのではないでしょうか。

私は対面に限らず、相手と電話をする際にもメモを取るようにしました。そうすることで、話の焦点が途中でブレてしまうことが少なくなったのではと感じています。

 

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メリット7 : 自分の理解度を確認することができる

まさにいま、インプットしている話の内容を文章としてメモするためには、その内容を理解している必要があります。

何も見ずにスラスラとメモすることができれば、概ねその内容を頭で理解できている状態です。

さらに、その内容が第三者が見てもわかりやすいものであれば、理解度はかなり進んでいるといえますね。

そのような理解度の確認を、メモというアウトプットを通して行うことができます。

 

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まとめ

メモを取るという行為は、その取り方一つで仕事が『できる人』、『できない人』という印象を形づくってしまいます。

また、その行為は記憶の補強という目的のほかに、相手とのコミュニケーションの手段としても機能しているということを述べました。

もちろん、そのような役割を果たすのは、適切なメモの取り方が実践されている時となります。

この記事の内容が、あなた自身のメモの取り方を見つめ直す一つのキッカケとなれば幸いです。

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